AI議事録のセキュリティ確認表――録音・保存・共有・AI学習を導入前に点検

SOC 2やISO 27001の表示だけで、すべての会議を安全に処理できるとは限らない。認証は重要な判断材料だが、自社の録音同意、データ区分、共有設定、削除、管理者権限まで自動的に決めてはくれない。導入前にデータの流れを1本描き、責任者と例外を決めよう。

最低限の10問

どの会議を録音してよく、どの会議を除外するか
参加者へ録音・文字起こしをどう通知するか
音声、文字起こし、要約はどの地域・事業者で処理・保存されるか
ベンダーや第三者のモデル学習・品質改善へ利用されるか
保存期間と自動削除を設定できるか
外部共有リンクを禁止または期限付きにできるか
退職者・異動者のアクセスを速やかに失効できるか
SSO、MFA、IP制限、操作ログは必要なプランで使えるか
CRMやストレージ連携へ渡るデータと権限は何か
誤共有・漏えい・誤要約が起きたとき誰が停止し、調査するか

回答は「ある／ない」だけでなく、対象プラン、初期値、設定者、証跡URL、最終確認日を残す。機能が上位プラン限定なら、料金比較にも反映する。

Nottaを例に見るときの注意

Notta公式ヘルプはSOC 2 Type II報告書とISO/IEC 27001認証について説明している。また、外部共有制限、IPアドレス制限、操作ログなどはプランや権限に条件がある。2026年7月更新のプラン別一覧では、AI学習無効化やAI機能無効化などが特定の法人向けプランに位置付けられている。

公式の「AI学習について」は、音声認識とそれ以外のAI機能を分けて説明している。音声認識用データの扱いは契約条件によって異なるため、「AIを使っているから学習される／されない」と一括りにせず、利用する機能とプランを特定して確認する必要がある。

これらはベンダーの対策を示す情報であり、自社設定の安全性や個別会議への適法性を保証するものではない。契約書、最新の公式説明、自社規程を合わせて判断する。

小規模チーム向けの安全な開始方法

最初は公開済み資料や社内の低機密会議だけを対象にする。ワークスペースのOwnerを1人に固定せず、退職・不在時の代替管理者を決める。外部共有は原則オフ、保存期間は目的に必要な範囲、連携は最小権限から始める。

人事評価、法務相談、未公開のM&A、認証情報、センシティブな顧客情報を含む会議は、一般会議と同じ既定値で処理しない。必要なら法務・セキュリティ担当の個別承認を設ける。

製品選定へ戻る場合はAI議事録ツールの選び方、少人数での権限設計は小規模チーム向け文字起こしAIを参照してほしい。Nottaの無料検証を行う場合も、無料版の制限とデータ条件を先に確認する。

Sources

注意: 本記事は一般的な確認項目であり、法律・契約・個別のセキュリティ適合性に関する助言ではありません。重要データは自社の専門担当者と確認してください。